Trong những năm gần đây, nhiều người lựa chọn chung cư là nơi để an cư lập nghiệp của mình ở những thành phố lớn. Nhà chung cư được xem là xã hội thu nhỏ, chính vì vậy cần phải có những quy định, quy tắc ứng xử chung để mọi người tuân theo trong quá trình sinh sống tại đây. Vậy nên, hội nghị nhà chung cư được tổ chức để đáp ứng những yêu cầu đó.
Vậy Hội nghị nhà chung cư là gì ?
Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự cuộc họp. Hội nghị được tổ chức để đưa ra các quyết định một số vấn đề như sau:
- Đề cử, ứng cử hoặc bãi nhiệm các thành viên thuộc Ban Quản trị tòa nhà;
- Thông qua hay bổ sung, sửa đổi quy chế hoạt động của Ban Quản trị hoặc sửa đổi Bảng nội quy vận hành sử dụng nhà chung cư;
- Thông qua báo cáo công tác điều hành, bảo trì và báo cáo tài chính của tất cả những công ty được giao thực hiện;
- Quyết định một số nội dung khác.
3 hình thức tổ chức Hội nghị nhà chung cư
Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Đây là buổi gặp gỡ, họp mặt đầu tiên của các cư dân sinh sống trong tòa chung cư. Chương trình hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày khu chung cư đó chính thức bàn giao cũng như đưa vào sử dụng. Bên cạnh đó, hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ có thể tổ chức khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 50% số căn hộ trong toàn bộ tòa nhà. Trong trường hợp vượt quy định 12 tháng mà vẫn chưa đủ số lượng bàn giao theo quy định, hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ được lùi lại đến khi đạt đủ con số 50%.
Hội nghị nhà chung cư bất thường
Hình thức hội nghị nhà chung cư này được tổ chức khi có những thay đổi đột ngột về mặt nhân sự trong Ban Quản trị tòa nhà. Mặt khác, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường còn liên quan tới vấn đề thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh chi phí các dịch vụ.
Hội nghị nhà chung cư thường niên
Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.
Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư
Thành phần tham dự đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.
Thành phần tham dự đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:
- Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Mỗi chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư chỉ được ủy quyền cho một người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó tham dự hội nghị nhà chung cư
Các quy định về việc biểu quyết tại hội nhà chung cư
- Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết.
- Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó tham dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.
- Đối với các căn hộ thuộc sở hữu nhà nước (bao gồm cả đối với căn hộ chưa có người sử dụng và căn hộ đã có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp các căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ tham dự họp và thực hiện biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư đối với phần diện tích căn hộ đang sử dụng.
- Mọi quyết định của hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư.
Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư
- Lên kế hoạch và chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị nhà chung cư
- Thông báo thời gian, địa điểm của buổi họp cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, chính quyền địa phương.
- Kiểm tra thành phần tham dự hội nghị
- Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban quản lý tòa nhà
- Tiếp thu những ý kiến đóng góp của cư dân
- Tổ chức biểu quyết
- Tổng kết và bế mạc
Trong công tác chuẩn bị Hội nghị nhà chung cư, Ban Quản lý cần phải nắm rõ các thông tin về nội quy, cách vận hành của nhà chung cư, các nhiệm vụ về hành chính, điều phối, giám sát quản lý vận hành dự án. Ngoài ra, cũng cần thông báo tới cư dân về những thông tin quan trọng về Hội nghị. Bởi vậy, với Blue Diamond việc nắm rõ các điều kiện, quy định và quy chế trong việc tổ chức là một trong những điều bắt buộc với mỗi Ban quản lý, đây cũng chính là yếu tố để có thể tổ chức một hội nghị thành công.
http://kimcuongxanh.com/ban-quan-ly-toa-nha-thong-tin-tu-a-den-z-ban-can-biet/
#quanlytoanha #dichvuquanlyvanhanhtoanhachuyennghiep #PropertyManagement #quanlybatdongsan #quanlychungcu